Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

Tugas 1 - Teori Organisasi Umum

Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

A.   Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengawasi pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditentukan. Definisi ini dapat diperluas lagi menjadi beberapa poin sebagai berikut:

a)  Seorang manajer harus melaksanakan fungsi manajemen, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan.

b)     Manajemen dapat diterapkan dalam bentuk organisasi apapun.

c)      Tujuan semua manajer sama yaitu menciptakan hasil lebih.

d)  Manajemen berhubungan dengan produktivitas. Konsep produktivitas mengacu pada dua hal, yaitu efektivitas dan efisiensi.

B.   Pengertian Organisasi

Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

Pengorganisasian (Organizing) menurut kamus istilah organizing berarti menciptakan suatu struktur  dengan bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antara bagian-bagian dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan keseluruhan sruktur tersebut. Sedangkan pengorganisasian sendiri mempunyai arti yakni sekelompok orang yang bekerja sama dengan menempatkan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing untuk mencapai suatu tujuan.

Berikut beberapa pendapat para ahli mengenai definisi dari organisasi:

§  Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro

     Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

§  James D Mooney

 Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

§  Chester L Bernard

   Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama.

C.   Pengertian Tata Kerja

Tata Kerja adalah cara dimana yang bertujuan untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Yaitu cara melaksanakan tugas pekerjaan yang efisien dengan memperhatikan segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.

D.   Manajemen dan Organisasi

Setelah mengetahui apa itu definisi daripada manajemen dan organisasi, maka berikutnya akan dipaparkan mengenai hubungan antara manajemen dan organisasi. Pengertian Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbal balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

E.   Manajemen dan Tata Kerja

Selanjutnya kita akan membahas tentang hubungan antara Manajemen dan Tata kerja. Sebelum itu kita harus mengerti apa yang di maksud dari Tata Kerja itu sendiri. Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia yang amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

a)     Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

b) Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

c)      Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :

§  Manajemen

Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

§  Tata Kerja

Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara Organisasi, Manajemen dan Tata Kerja hal tersebut adalah sebagai berikut :

a)     Manajemen : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

b)   Organisasi : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.

c)  Tata Kerja : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

Sumber:

Buku Pengantar Manajemen –Bambang Setiyo Budi, MM (Universitas Trunojoyo)

Buku Ekonomi SMA – Wahyu Aji, Suwerli, Suratno (Erlangga)

http://taufikmaulanaa.blogspot.co.id/2014/10/manajemen-tata-kerja-dan organisasi.html

https://idadwiw.wordpress.com/2011/12/17/manajemen-organisasi-dan-tata-kerja/

http://dakulestarislalu.blogspot.co.id/2014/11/tata-kerja-prosedur-kera-dan-sistem.html

Peran IT dalam Perusahaan

Tulisan 1 - Teori Organisasi Umum

Penerapan Konsep ERP Pada Perusahaan

§  Teknologi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Persaingan di dunia bisnis semakin kompleks, perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Salah satu cara untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business processes.

Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan meningkatkan daya saingnya di pasar bisnis. Namun pada kenyataannya sampai saat ini banyak perusahaan yang belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya. Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan).

§  Implementasi ERP

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain pertama, manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.

Kedua, manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Sedangkan penerapan berbagai solusi elektronik bisnis yang dikenal dengan istilah e-business di indonesia mulai berkembang sejak tahun 2002. Divisi keuangan merupakan bagian yang paling banyak terkait dengan aplikasi ini. Pertengahan tahun 2002 kalangan pengusaha Indonesia yakin bahwa menggunakan teknologi e-business dapat membenahi kinerja perusahaan, khususnya, yang terkait dengan upaya mengefisiensikan kinerja operasional perusahaan (warta ekonomi, 2002).

§  PT. HM Sampoerna, Tbk.

PT. HM Sampoerna Tbk, adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.

PT HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (Enterprise Resource Planning) dari Oracle. Setelah menggunakan ERP, PT HM Sampoerna mendapatkan beberapa manfaat baik dalam operasi harian maupun dalam keputusan investasi. Efisiensi dapat tercapai ketika sistem ERP diterapkan. Manfaat lainnya antara lain:

a)  Cepat merespon perubahan resep rokok; dimana setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.

b)  Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan.

ü  Analisis :

Sistem ERP dapat memberikan banyak keuntungan, baik langsung maupun tidak langsung. ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan.

ERP mempunyai keuntungan yakni :

·         Pengurangan lead-time

·         Pengiriman tepat waktu

·         Pengurangan dalam waktu siklus

·         Kepuasan pelanggan yang lebih baik

·         Kinerja pemasok yang lebih baik

·         Peningkatan fleksibilitas

·         Pengurangan dalam biaya-biaya kualitas

·         Penggunaan sumber daya yang lebih baik

ü  Kesimpulan

Era high competitive seperti saat ini membutuhkan keberadaan Teknologi Informasi (TI). Keberadaan Teknologi Informasi memberikan peran dalam peningkatan keunggulan kompetitif perusahaan. Selain itu Teknologi informasi membuat top management mampu mengambil keputusan dengan cepat dan tepat karena data perusahaan dapat diakses setiap waktu. Juga Teknologi informasi dibutuhkan dalam seluruh proses bisnis tanpa kecuali, sehingga sudah menjadi keharusan untuk mengimplementasikan teknologi informasi di perusahaan.

Sumber:

         http://nhud-nhod.blogspot.co.id/2013/09/teknologi-informasi-enterprise-resource.html